Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Een werkgever is verplicht allerlei zaken bij te houden en afdrachten te doen wanneer werknemers in dienst worden genomen. Het kan dan gaan om het bijhouden van een loonadministratie waar in allerlei formulieren en berekeningen betreffende loon, afdrachten van premies en jaaropgaves in zijn opgenomen. Daarnaast bestaat een salarisadministratie ook uit onder andere arbeidscontracten en personeelsdossiers, opgenomen in een personeelsadministratie. Dit kan, vooral als het gaat om een bedrijf met meerdere werknemers, om veel werk gaan. Bij grotere bedrijven wordt er vaak een salarisadministrateur in dienst genomen om dit werk uit te voeren. Maar sommige werkgevers kiezen ervoor dit zelf te doen. Wanneer is het beter iemand in dienst te nemen of het werk uit te besteden en wanneer kan je het zelf ook wel doen?

Het nut van een goede salarisadministratie

Wanneer je een paar werknemers in dienst hebt is mogelijk om de salarisadministratie zelf uit te voeren. Er zijn een paar wettelijke verplichting die je moet nakomen zoals een loonstrook overhandigen aan de werknemer en loonbelasting en premies in houden voor zowel de belastingdienst als een pensioenfonds. Het is wel handig om ook verschillende andere zaken wel bij te houden omdat dit overzichtelijk werkt en duidelijkheid verschaft. Daarnaast kunnen bewaarde stukken bewijs opleveren bij geschillen tussen instanties en je bedrijf en tussen je bedrijf en je werknemers.

Software

Software kan voor bedrijven heel veel werk uit handen nemen. Zo wordt er bijvoorbeeld voor de afdeling Sales en marketing veel werk uit handen genomen door het cloudbased softwarepakket Hubspot. Wanneer je besluit de salarisadministratie van je bedrijf zelf uit te voeren dan zijn er verschillende softwarepakketten beschikbaar die je veel werk uit handen kunnen nemen. En bij veel pakketten hoef je je echt niet volledig in de materie te verdiepen, zodat je met basiskennis al aan de slag kan. Daarnaast is er voldoende aanbod waardoor je onderling kunt vergelijken via internet zodat je de beste keus kunt maken.

Uitbesteden of een administrateur in dienst nemen

Wanneer je weinig kennis hebt van hoe je het beste een salarisadministratie moet voeren en daarnaast ook geen tijd en zin hebt om je hierin te verdiepen kan je dit uitbesteden. Vooral voor een ondernemer met weinig personeel is uitbesteding te verkiezen boven een kracht in dienst nemen. Het is over het algemeen goedkoper en je krijgt hetzelfde werk gedaan. Bedrijven met veel personeel hebben vaker wel een salarisadministrateur in dienst omdat het toch makkelijker werkt. En met de huidige technieken hoeft deze afdeling helemaal niet groot te zijn. Dus uiteindelijk hoeft het niet veel meer te kosten dan wanneer je het werk zou uitbesteden.

(4)